Management Training Tipp – Aufgaben professionell übertragen

Führungstipp 1 -Aufgaben professionell übertragen

Sie kennen das? “Wieso laufen viele Feedbackgespräche mit Mitarbeitern nicht so, wie eigentlich ursprünglich gedacht? Und was ist der Grund dafür, dass anschliessend die Maßnahmen und Ergebnisse oft nicht den Erwartungen entsprechen?” Dann sind Sie in guter Gesellschaft mit vielen anderen Führungskräften.

Die 2 Hauptgründe dafür sind:

1.) Unzureichende Gesprächsvorbereitung 

Die Führungskraft macht sich oft wenig Gedanken darüber, was das Ziel des Feedbacks ist, d.h. was dem Mitarbeiter am Ende des Gespräches klar sein sollte und ggf. getan werden muss, um dieses Ziel zu erreichen.

2.) Das Gefühl durch Klarheit in der Aussage die Beziehungsebene zum Mitarbeiter zu verletzen

Oftmals werden die wichtigen Punkte, d.h. der ursprüngliche Gesprächsgrund, mit unkonkreten Formulierungen verwässert, um dem Mitarbeiter die Nachricht “leichter verdaulich” zu machen und so die gute Arbeitsatmosphäre nicht zu gefährden.

 

Was sind die Konsequenzen?

Die Führungskraft benennt die Probleme und anstehenden Herausforderungen entweder gar nicht, oder aber nicht präzise genug. Das Gespräch verläuft im erklärenden Teil im Schlingerkurs und zieht sich in die Länge, da die Führungskraft keinen klaren Standpunkt bezieht. Formulierungen wie z.B. “Es läuft derzeit bei Dir nicht ganz so gut” machen dem Mitarbeiter die Notwendigkeit zum Handeln nicht ausreichend deutlich. Wenn es dann im weiteren Gesprächsverlauf zur Absprache der Massnahmen und Arbeitspakete kommt, dann bleibt vieles ungenau. Als Kinder werden wir erzogen uns nicht über andere zu stellen. Entsprechend schwer fällt es uns dann in Feedbacksituationen im Job die partnerschaftliche Ebene zu verlassen und Handeln und Verantwortungsübernahme von einem Mitarbeiter einzufordern, der uns grundsätzlich ja sympathisch ist. Oft fallen am Schluss Aussagen wie “Vielleicht sollten wir uns dazu nochmal zusammensetzen.” oder “Dazu könntest Du Dir mal Gedanken machen”. Setzen wir uns nun noch einmal zusammen oder nicht? Wird sich der Mitarbeiter dazu Gedanken machen, oder nicht? Da solche Aussagen keine direkte Handlungsaufforderung darstellen, bleiben die Aufgaben erfahrungsgemäß unerledigt, bis sie in der Dringlichkeit an erster Stelle stehen und dann wird aus “Vielleicht könntest Du mal…” ein “Kümmer Dich bitte darum. Ich brauche das Ergebnis bis Montag, 10.00h.”  Alles andere ist Management by Beckenbauer “Schaun mer mal…” mit dem Ergebnis: der Mitarbeiter war stets bemüht, aber…

Expertentipp

+ Bereiten Sie jedes Feedbackgespräch zumindest kurz im Kopf vor. Sind wir ehrlich: “Ich habe keine Zeit zur Vorbereitung” heisst in Wirklichkeit “Ich habe keine Lust”. Das Risiko andernfalls Schiffbruch mit den benötigten Arbeitsergebnissen zu erleiden und anschliessend unweigerlich sehr viel mehr Zeit mit Korrekturen und für alle Beteiligten unangenehmem Druckaufbau verbringen zu müssen ist groß und somit nicht akzeptabel.

+ Seien Sie sich zu Beginn jedes Feedback-Gespräches darüber im klaren, mit welchen Informationen und ggf. mit welchen Aufgaben der Mitarbeiter am Ende aus dem Gespräch gehen soll. Was ist Ihr Minimalziel, das erreicht werden soll? Was ist Ihr BATNA (Best Alternative to Negotiated Agreement –> Second-Best-Alternative)? Welche Rahmenbedingungen gilt es bei der Umsetzung zu beachten? Wie viel Hilfestellung braucht der Mitarbeiter um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen? Ist der Mitarbeiter mit der Aufgabenstellung noch unerfahren, dann müssen Sie ihn in begrenztem Rahmen auch Fehler machen lassen, oder aber über mehr Meilensteine und Feedbackgespräche stärker führen.

+ Stellen Sie durch deutliche Aussagen und klare Formulierungen für Ihren Mitarbeiter eine Dringlichkeit her, die ihn zum Handeln bewegt. Konjunktive wie “solltest, könntest, müsstest” lassen dem Mitarbeiter die Wahl. Wollen Sie wirklich, dass er sich aussuchen kann, ob er die Aufgabe anpackt? 

+ Am Ende des Gespräches muss allen Teilnehmern klar sein: Wer macht was bis wann in welcher Qualität? Das bedeutet durchaus, das ein Teil der To-Do´s, wie z.B. Bereitstellung von Ressourcen und Kontaktherstellung auch auf Ihrem Schreibtisch oder dem eines Kollegen landet.

+ Prüfen Sie vor Ende des Gespräches, ob mit den nun vereinbarten Massnahmen Ihr ursprüngliches Minimalziel sichergestellt ist. Ist dies nicht der Fall, dann betreiben Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter Fine-Tuning bis es aus Ihrer Sicht passt.

“Übergeben Sie den Staffelstab”. Machen Sie dem Mitarbeiter deutlich, dass Sie zwar jederzeit bei Problemen für ihn da sind (und seien Sie es dann auch!). Probleme sind stets eine Bringschuld. Stellen Sie zusätzlich aber auch klar heraus, dass er von nun an in der Verantwortung für das Ergebnis steht.

So, das waren eigentlich bereits 6 Tipps in einem. Seien Sie gespannt auf den nächsten wertvollen Führungstipp!

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Jede Blogkommentarveröffentlichung honoriere ich mit der 1.000-fach erfolgreich praxiserprobten Gesprächsstruktur “Konstruktives Kritikgespräch” als Gratis-PDF per Mail!

Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Umsetzung,

herzliche Grüße, Ihr

Marco Schröder

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  1. Meeli
    2390 Tagen ago

    The voice of ratioanlity! Good to hear from you.

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